« Vorige, Les 3. Offertes uitschrijven

De belastingdienst verplicht je om alle ontvangen en verzonden facturen minimaal 7 jaar te bewaren! Dat  niet alleen is een goede reden om te zorgen dat je je administratie op orde hebt. Het is veel makkelijker om informatie terug te vinden wanneer je alles goed geordend hebt. Wanneer je facturen digitaal verstuurt is het verstandig om deze uit te printen. Je blijft dan wel verplicht om de digitale versie op bijvoorbeeld een DVD of USB stick te bewaren.

Stop de ontvangen facturen en bonnetjes, en de facturen die je verstuurt gesorteerd op datum in een ordner of map. Ook is het verstandig om post van andere bedrijven en de overheid te bewaren. Houd voor de belastingdienst een vuistregel: “Des te meer je bewaart, des te makkelijker.” Want leuker kunnen ze het niet maken, wel makkelijker.

Wanneer je aan het eind van een periode (kwartaal of jaar) je belastingaangifte moet doen is het makkelijk als je niet eerst alle facturen op moet zoeken voor informatie. Het is daarom raadzaam om een excel sheet bij te houden waarin je alle informatie omtrent leveringen bewaart. Hier geldt weer, zo veel mogelijk informatie. Een voorbeeld excel sheet:

Zoals je ziet staat er best veel vermeld in deze excel sheet. Wat handig is dat door het gebruik van formules je in een oogopslag kan zien hoeveel omzet je hebt gemaakt en hoeveel BTW je moet afdragen. Ook kun je door het gebruik van formules en celwaarden automatisch de BTW en totaal laten berekenen bij het invullen van het subtotaal, of het factuurnummer laten doorlopen. Als je een echte freak ben kan je zelfs een grafiekje maken met het verloop van je omzet. Deze excelsheet is gratis te downloaden.

Op dezelfde manier kan je ook inkomende facturen en bonnetjes bijhouden, kijk hier wat je zelf fijner vindt. Niet alle informatie die je in de bovenstaande sheet tegenkomt zijn dan nodig.

Wat moet je allemaal bewaren?

• Crediteuren en debiteuren (ander woord voor facturen, bonnetjes etc.)
• Voorraadveranderingen
• In- en verkopen
• Eventueel Loonadministratie

Alles moet minimaal 7 jaar bewaard worden. Ook digitale bestanden moeten geraadpleegd kunnen worden wanneer je ooit bezoek krijgt van de belastingdienst. Nog steeds geldt, hoe meer informatie je bewaart, des te sneller de Belastingdienst weer weg is.